個人情報保護方針
東洋コミュニティサービス株式会社はマンション管理業務及びリフォーム業務等を進める上で、個人情報の重要性を認識し、これを保護するために、個人情報保護方針を定め、これを公表するとともに、実行し維持します。
また個人情報保護方針を実行し、維持するために、JISQ15001の規格に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実行し、維持します。
また個人情報保護方針を実行し、維持するために、JISQ15001の規格に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実行し、維持します。
- 個人情報の取得は、取得目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において、適法かつ公正な手段によって行います。
- 個人情報の利用及び第三者への提供は、特定された利用目的の達成に必要な範囲内で行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（以下、「目的外利用」という。）を防止するため、適切な処置を講じます。また、法令に定める場合を除き、個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供しません。
- 個人情報を適正に管理するために、個人情報は取得目的に応じ必要な範囲内において正確、かつ最新の状態で管理し、個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止及び是正を行います。
- 個人情報の取扱いに関する法令及び国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 個人情報保護方針は、全従業員に伝達し、理解を深めるよう、周知徹底を図ります。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、その有効性を継続的に見直し、改善を行います。
- 個人情報及び個人情報保護マネジメントシステムに関する、苦情及び相談は、お問合せ窓口を設置し対応します。
以上
2005年 12月 1日 制定
2016年 6月29日 改定
2005年 12月 1日 制定
2016年 6月29日 改定
2022年 11月12日 改定
東洋コミュニティサービス株式会社
代表取締役社長 正子 総一郎
東洋コミュニティサービス株式会社
代表取締役社長 正子 総一郎
個人情報に関するお問合せ先
東洋コミュニティサービス株式会社＜個人情報保護管理者＞事業企画室長 宛
〒530-8222
大阪市北区中之島三丁目3番3号 中之島三井ビルディング
受付時間：平日9:30～12:00 13:00～17:00 土曜・日曜・祭日・年末年始・夏季休暇除く
電話番号：0120-448-483 FAX番号：06-6448-5011
※直接ご来社頂いてのお問合せはお受けしかねますので、ご了承をお願いいたします。
〒530-8222
大阪市北区中之島三丁目3番3号 中之島三井ビルディング
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電話番号：0120-448-483 FAX番号：06-6448-5011
※直接ご来社頂いてのお問合せはお受けしかねますので、ご了承をお願いいたします。
「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項
「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます。）に基づき、以下の事項を「公表」いたします。
この公表事項は、「本人が容易に知り得る状態においている」こと、及び、「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置くことを法により義務づけられている事項を含みます。
この公表事項は、「本人が容易に知り得る状態においている」こと、及び、「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置くことを法により義務づけられている事項を含みます。
1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項
（1）直接または間接的に個人情報を取得する場合の利用目的
当社がお客様から直接書面に記載された個人情報（お名前・ご住所・生年月日・性別・電話番号など。）を取得する場合は、その都度、利用目的を明示いたします。
それ以外の方法で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、以下の利用目的の範囲内でお取扱いいたします。
当社がお客様から直接書面に記載された個人情報（お名前・ご住所・生年月日・性別・電話番号など。）を取得する場合は、その都度、利用目的を明示いたします。
それ以外の方法で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、以下の利用目的の範囲内でお取扱いいたします。
個人情報の類型 | 利用の目的 |
お問合せの際に提供されるお客様情報（ウェブサイト経由を含む） | お問合せへの対応及び対応自体を迅速に行うため |
新規マンションの購入契約後にオプション販売業務遂行のために、分譲主から提供される居住者のお客様情報 | オプション販売の際のご本人確認のため |
マンション販売時におけるオプション業務遂行のために直接取得するお客様情報 |
|
リフォーム工事に伴うお客様情報 |
|
労働者派遣に伴うお客様情報 | 派遣業務遂行のため |
（2）委託を受ける際に開示された「個人情報」の「利用目的」
当社が委託を受ける際に開示された「個人情報」の「利用目的」は以下の通りです。
当社が委託を受ける際に開示された「個人情報」の「利用目的」は以下の通りです。
個人情報の類型 | 利用の目的 |
管理委託契約書を締結したマンション管理組合から委託された組合員等の個人情報 |
|
マンション分譲主から委託された新規分譲マンションご契約者の個人情報 |
|
PFI事業における自治体から委託された移転対象者の個人情報 | 移転支援業務遂行のため |
（3）合併、分社、事業承継により取得した個人情報の利用目的
当社は現在、「合併、分社、事業承継により取得した個人情報」はありません。
当社は現在、「合併、分社、事業承継により取得した個人情報」はありません。
（4）個人情報の共同利用に関する事項
個人情報の共同利用に関する事項は以下のとおりです。
利用する際は、個人情報保護法に定める必要な手続きを別途行います。
項目 JISQ15001:2017 | 内容 |
①共同して利用すること | 不動産売買及びマンション管理運営に伴うお客様情報（書面、電子情報、口頭等を含む） |
②共同して利用される 個人情報の項目 | お名前、住所、電話番号、FAX番号、郵便番号、メールアドレスなど |
③共同して利用する 者の範囲 | 東レ建設株式会社 東レハウジング販売株式会社 マンション販売等における売主及び販売会社 |
④共同して利用する 者の利用目的 | 不動産販売に関するご案内・ご提案のほか、マンション管理運営業務を円滑に遂行するための契約の締結・履行、アフターサービスの実施、お客様への連絡・通信、新しい商品・サービスの開発、その他お客様に有益と思われる情報の提供などのためにお客様の個人情報を利用させていただきます |
⑤共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称 | 共同利用する場合のお客様の個人情報につきましては、当社の個人情報保護管理者である事業企画室長が責任をもって適切に管理させていただきます |
⑥取得方法 | 書面、Eメール、口頭等で取得 |
2. 「保有個人データ」に関して、「本人の知り得る状態」に置くべき事項
当社の「保有個人データ」の「利用目的」は以下の通りです。
個人情報の類型 | 利用の目的 |
お問合せの際に提供されるお客様情報（ウェブサイト経由を含む） | お問合せへの対応及び対応自体を迅速に行うため |
新規マンションの購入契約後にオプション販売業務遂行のために、分譲主から提供される居住者のお客様情報 | オプション販売の際のご本人の確認のため |
マンション販売時におけるオプション業務遂行のために直接取得するお客様情報 |
|
リフォーム工事に伴うお客様情報 |
|
労働者派遣に伴うお客様情報 | 派遣業務遂行のため |
従業者情報 | 労務管理を行うため |
退職者情報 | 退職者本人からの問合せに対応するため |
採用応募者情報 | 採用決定後の労務管理に使用するため |
3. 「個人データ」の「第三者提供」について
当社では、ご本人様の同意がある場合、または法令の規定による場合を除いて、個人情報を第三者に提供することはありません。
4. 開示等の求めの手続きについて
当社は「保有個人データ」について「利用目的の通知」、「開示」、「訂正等」、「利用停止等」の求め（以下あわせて「開示等の求め」という。）は以下の手続きにより受付いたします。また、「第三者提供記録」についても同様に「開示」の手続きを受け付けております。
（1）開示等の求めの対象となる項目
「開示」の対象としている「保有個人データ」及び「第三者提供記録」の項目は以下の通りです。なお、「保有個人データ」「第三者提供記録」の類型によっては、全ての情報を含まない場合があります。
※「保有個人データ」の項目
- 氏名
- マンション名、部屋番号
- 電話番号
- その他「保有個人データ」「第三者提供記録」の類型に応じた情報（一部管理組合様等本人様以外からの受託工事に伴うお客様情報を除く）
（2）開示等の求めの申出先
「開示等の求め」は下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。
※申出先
〒530-8222
大阪市北区中之島三丁目3番3号 中之島三井ビルディング
東洋コミュニティサービス株式会社
事業企画室 宛
※直接ご来社いただいてのお申出はお受けしかねますので、ご了承をお願いいたします。
（3）「開示等の求め」に際して提出いただく書面（様式）
- 当社所定の書面（様式）
 | 「開示等依頼書」をダウンロード (117KB) ※PDFファイルをご覧になるにはアドビシステムズ社のAcrobat Readerが必要です。最新版は、こちらからダウンロードできます（無料）。 |
- 本人確認のための書類
運転免許証、パスポート又は保険証のコピー1通 - 代理人による「開示等の求め」の場合は、１.当社所定の書面（様式）の書類に加えて、下記の書類のいずれかを同封下さい。
※法定代理人の場合
戸籍謄本又は登記事項証明書等、法定代理権の存在を証明する書面 1通
法定代理人の運転免許証、パスポート又は保険証のコピー 1通
※委任による代理人の場合
本人実印押印の委任状 1通
本人の印鑑証明証 1通
（4）「利用目的の通知」と「開示」の求めの手数料等及びその徴収方法
1回の申請ごとに下記の手数料、郵送料が必要です。
※費用：1,600円／1件
※内訳：手数料1,000円、郵送料600円
※お支払い方法：1,600円分の定額小為替を申請書に同封して下さい。
※手数料等が不足していた場合、及び手数料等が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内のお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。
「利用の停止」「削除」「訂正等（変更・追記・削除）」につきましては、手数料等は無料とさせて頂きます。
（5）「開示等の求め」に対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面又はご本人様の指定した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によってご回答申し上げます。
（6）開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
当社は、開示等の求めに伴い取得した個人情報について、開示等の求めに必要な範囲のみで取扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めの日から6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。
（7）「保有個人データ」「第三者提供記録」の不開示事由について
「開示等の求め」が次のいずれかに該当する場合は、不開示とさせて頂きます。当社が、不開示を決定した場合はその旨、理由を付記してご通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。
※本人が確認できない場合
※代理権が確認できない場合
※所定の申請書類に不備があった場合
※本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
※当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
※他の法令に違反することとなる場合
5. 「苦情」の受付窓口に関する事項
当社の個人情報の取扱いに関する苦情については以下までお申出下さい。ご依頼については速やかに対応させて頂きます。
※受付窓口
東洋コミュニティサービス株式会社 事業企画室
〒530-8222 大阪市北区中之島三丁目3番3号 中之島三井ビルディング
受付時間：平日9:30～12:00 13:00～17:00 土曜・日曜・祭日・年末年始・夏季休暇除く
TEL：0120-448-483 FAX：06-6448-5011
※直接ご来社いただいてのお受付はお受けしかねますので、ご了承をお願いいたします。
〒530-8222 大阪市北区中之島三丁目3番3号 中之島三井ビルディング
受付時間：平日9:30～12:00 13:00～17:00 土曜・日曜・祭日・年末年始・夏季休暇除く
TEL：0120-448-483 FAX：06-6448-5011
※直接ご来社いただいてのお受付はお受けしかねますので、ご了承をお願いいたします。
6. 第三者による苦情の解決方法について
当社の個人情報の取扱いについて、第三者を通じて苦情解決・問合せがご要望される場合は、下記の認定団体にご相談下さい。
※認定個人情報保護団体 一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
※苦情解決の相談の連絡先
※苦情解決の相談の連絡先
プライバシー事務局 消費者相談窓口
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 ファーストビル内
電話番号：03-5860-7563 0120-116-213
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 ファーストビル内
電話番号：03-5860-7563 0120-116-213
7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
(1)組織的安全管理措置
・ 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
・ 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
・ 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・ 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
(2)人的安全管理措置
・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・ 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
(3)物理的安全管理措置、技術的安全措置
・ 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・ 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
・ 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
・ サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
・ 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
(1)組織的安全管理措置
・ 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
・ 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
・ 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・ 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
(2)人的安全管理措置
・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・ 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
(3)物理的安全管理措置、技術的安全措置
・ 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・ 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
・ 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
・ サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
・ 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
